11. Uitleningen

11.1 Uitleningen voor onderzoek

Het KBIN leent alleen materiaal uit aan bevoegde instellingen en personen, die de zekerheid bieden dat ze dit op de juiste manier zullen bewaren, onderzoeken en teruggeven. De uitleningen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke conservatoren na raadpleging van onderzoekers van het Instituut die op materiaal van het gevraagde type werken. Zij gaan na of dit niet voor een lopend onderzoek is bestemd. Het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium ondertekent mee de uitleenbon.

De uitleningen voor onderzoek zijn onderworpen aan het reglement voor uitleningen (bijlage 4) en beheerd door de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium.

De Wetenschappelijke Dienst Patrimonium houdt een uitleenregister bij. Een kopie van elke uitleenbon wordt aan de betrokken conservatoren overhandigd.

De verantwoordelijke conservator beheert de uitleningen binnen één Operationele Directie van het KBIN. Op de plaats van één of meer uitgeleende specimens komt een kaartje met de naam van de ontlener, de uitleendatum, de naam van de soort of van het uitgeleende voorwerp, het aantal specimens, het referentienummer en de duur van de uitlening.

De verantwoordelijke conservator moet de uitleningen tussen de Operationele Directies van het KBIN goedkeuren. Die zijn onderworpen aan de algemene uitleningsvoorwaarden (bijlage 4) en vereisen ook een uitleenbon.

De Personeelsdienst brengt de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium op de hoogte van de pensionering of de contractbeëindiging van leden van het wetenschappelijke personeel, zodat de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium kan nagaan of alle voor hun vertrek gedane uitleningen in orde zijn. 

11.2 Uitleningen voor tentoonstellingen

In de mate van zijn mogelijkheden leent het KBIN specimens of voorwerpen uit voor niet-commerciële tentoonstellingen van educatieve of wetenschappelijke aard.

De aanvragen voor leningen moeten ten laatste drie maanden vóór de opening van de tentoonstelling worden ingediend. Ze moeten het doel, de datum en de duur van de uitlening nauwkeurig vermelden, evenals de plaats van de tentoonstelling en het vereiste materiaal.

De aanvragen, vergezeld van een Standard Facility Report, moeten aan de Algemeen Directeur van het KBIN worden gericht, die ze ter goedkeuring zal voorleggen aan het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium en de conservator(en).

De aanvrager vult een inlichtingenformulier in (bijlage 5.a).

Bij de evaluatie van de aanvraag wordt met volgende criteria rekening gehouden:

1. de zeldzaamheid, het wetenschappelijke belang en de geldelijke waarde van de gevraagde voorwerpen;
2. de aard van het materiaal en de voor deze specimens vereiste bewarings- en veiligheidsvoorwaarden;
3. de gevolgen van het ontbreken van dit materiaal voor het onderzoek en de interne tentoonstellingen;
4. de kosten die het KBIN moet maken om het materiaal voor verzending klaar te maken;
5. de wettelijke beperkingen in verband met het tentoonstellen, het uitlenen en het vervoeren van de specimens;
6. de instellingen waartoe de aanvrager(s) van de lening behoren en wie ze vertegenwoordigen;
7. de terugkeerwaarborgen en de immuniteit voor inbeslagname voor landen buiten de Europese Unie.

Wanneer de aanvraag is aanvaard, moeten de ontlener en het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium een tijdelijke leenovereenkomst (bijlage 5.b) invullen, goedkeuren en ondertekenen. Deze overeenkomst moet, samen met een kopie van de verzekeringspolis, vóór de uitleendatum aan het KBIN worden overhandigd.

De verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring moeten samen een gegevenskaart van elk uitgeleend specimen of voorwerp opstellen, met een foto, informatie over het specimen, een beschrijving van zijn toestand, de vermelding van de gekende restauraties en de voorwaarden waaronder het moet worden getoond (vitrine, temperatuur, vochtigheid, belichting). Beide partijen moeten deze gegevenskaart ondertekenen.

Indien de in leen gevraagde specimens een restauratie vereisen, zal het KBIN die in de mate van het mogelijke uitvoeren.

De uitgeleende specimens moeten van spijker tot spijker worden verzekerd. De verantwoordelijke conservatoren stellen de verzekeringswaarde vast, waarbij ze rekening houden met de vervangingswaarde (waaronder zeldzaamheid, grootte en uitzonderlijke schoonheid), de wetenschappelijke en de historische waarde van het specimen.

De ontlener is verantwoordelijk voor de uitgeleende specimens van zodra ze het KBIN verlaten, en dit tot ze weer binnen onze muren zijn teruggekeerd.

De kosten voor verzekering, inpakken, vervoer, expertise, koerierdienst, in- en uitklaring of andere kosten als gevolg van internationale vervoer-, invoer- of uitvoerreglementen vallen ten laste van de ontlener.

De dieren die in de bijlagen van de Conventie van Washington over de handel in bedreigde diersoorten zijn opgenomen, moeten van een CITES-attest vergezeld zijn.

Een door het Hoofd van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium geschreven toelating is vereist voor het ontsmetten, het prepareren, het restaureren, het afnemen van het voetstuk, het dissecteren, het afgieten, het fotograferen, het publiceren of het doorgeven aan derden.

Een vraag om overdracht naar een derde, staat gelijk met een nieuwe leenaanvraag, die een nieuwe overeenkomst en een aan de overdracht voorafgaande controle vereist. De kosten van de overdracht en de controle vallen ten laste van de nieuwe ontlener.

Geen enkele bemonstering, voor welk doel ook, is toegestaan op voor een tentoonstelling uitgeleend specimen.

11.3 Uitleningen voor interne tentoonstellingen

De uitleningen voor interne vaste of rondreizende tentoonstellingen zijn onderworpen aan dezelfde algemene regels als die voor externe tentoonstellingen, maar de aanvraagprocedure mag worden ingekort en vereenvoudigd.

Indien de bewarings- en/of tentoonstellingsvoorwaarden niet worden nageleefd of de specimens zijn aangetast, heeft de verantwoordelijke conservator de plicht de specimens uit de tentoonstelling te halen.

De Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Indien de specimens zijn aangetast, moet de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling voor de restauratie- of vervangingskosten instaan.

11.4 Terugkeer van de uitleningen

Bij de terugkeer van uitleningen onderzoeken de verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring de toestand van de specimens en zien ze er op toe dat deze, indien nodig, worden ontsmet.